Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Smart Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, Al. Na Stadion 50/310, 25-127 Kielce, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001131485, NIP: 9592077313, REGON: 540046260.

Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected] lub telefonicznie +48 533 731 908.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

• Obsługa zapytania i podjęcie działań przed zawarciem umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku zapytań niezwiązanych bezpośrednio z umową podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Realizacja umowy i świadczenie usług - art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• Wypełnienie obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków prawnych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Przesyłanie informacji o zmianach dotyczących dofinansowania lub własnych usług - wyłącznie po wyrażeniu dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej)
• Analiza ruchu i pomiar skuteczności kampanii przy użyciu Google Analytics 4 - wyłącznie po wyrażeniu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

3. Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od formy kontaktu i zakresu współpracy:

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon oraz nazwa firmy, jednostki lub instytucji
• Dane przekazane w formularzu LCC: m.in. stanowisko lub rola, etap przygotowania projektu i informacje wpisane w wiadomości
• Dane techniczne: adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi bezpieczeństwa, status zgody na cookies oraz - po wyrażeniu zgody - dane analityczne Google Analytics 4
• Treść korespondencji z nami
• W ramach umowy: dane potrzebne do realizacji usług IT (zakres ustalany indywidualnie)

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz formularz, wysyłasz e-mail, dzwonisz lub kontaktujesz się z nami innym kanałem, a dane techniczne - automatycznie podczas korzystania ze strony.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone gwiazdką są jednak niezbędne, aby wysłać formularz i otrzymać odpowiedź. Bez podania imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści wiadomości nie będziemy mogli obsłużyć zgłoszenia. Zgoda na otrzymywanie informacji o zmianach dotyczących dofinansowania lub ofertach jest całkowicie dobrowolna i nie wpływa na możliwość skorzystania z formularza.

5. Okres przechowywania

• Korespondencja i zapytania niezakończone zawarciem umowy - do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń
• Dane związane z umową - przez okres jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresów wymaganych przepisami podatkowymi lub rachunkowymi
• Dane wykorzystywane na podstawie zgody - do jej wycofania lub utraty aktualności celu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej
• Dane analityczne Google Analytics 4 - zgodnie z ustawieniami usługi, nie dłużej niż 14 miesięcy
• Web3Forms deklaruje, że nie przechowuje treści zgłoszeń po ich przekazaniu do naszej skrzynki; logi techniczne zawierające dane identyfikujące mogą być przechowywane przez operatora do 2 miesięcy

6. Odbiorcy danych i transfer poza EOG

Twoje dane mogą być przekazywane:

• Upoważnionym pracownikom i współpracownikom Smart Systems
• Dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania strony oraz innym podmiotom wspierającym nas w obsłudze korespondencji
• Web3Forms / Web3Creative - operatorowi technicznemu formularzy, który przetwarza wpisane dane i przekazuje je do naszej skrzynki e-mail; zgodnie z dokumentacją dostawcy serwery znajdują się w regionie US-East w Stanach Zjednoczonych, a Web3Forms jest produktem Web3Creative zarejestrowanego w Kerali w Indiach
• Google Ireland Limited - w związku z Google Tag Manager, Google Analytics 4 i mapą Google, przy czym dane analityczne są przetwarzane dopiero po udzieleniu zgody, a mapa ładuje się dopiero po kliknięciu
• Intuition Machines, Inc. - dostawcy hCaptcha wykorzystywanego do ochrony formularza LCC przed spamem i nadużyciami
• Organom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów

Nie sprzedajemy danych. Korzystanie z Web3Forms, usług Google oraz hCaptcha może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA lub Indiach. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, odpowiednio do danego dostawcy, w tym decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informację o stosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z nami.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii
• Sprostowania danych nieprawidłowych
• Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")
• Ograniczenia przetwarzania
• Przeniesienia danych do innego administratora
• Sprzeciwu wobec przetwarzania
• Wycofania zgody w dowolnym momencie
• Skargi do organu nadzorczego - Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Wszystkie żądania prosimy kierować na: [email protected].

8. Pliki cookies i usługi zewnętrzne

Strona wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Analityka i pomiar kampanii są uruchamiane po uzyskaniu zgody. Formularze są przekazywane przez Web3Forms, a formularz LCC jest chroniony przez hCaptcha; narzędzia te mogą przetwarzać dane techniczne potrzebne do dostarczenia wiadomości i ochrony przed nadużyciami. Szczegóły dotyczące technologii zapisywanych na urządzeniu opisuje polityka cookies.

9. Profilowanie i automatyczne decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Po wyrażeniu zgody Google może przetwarzać dane analityczne i reklamowe do pomiaru skuteczności kampanii; nie wykorzystujemy tych danych do podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne.

10. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmiany przepisów lub praktyk. Każda zmiana publikowana jest na tej stronie z datą obowiązywania.